Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 13 października 2026

Niniejsza Polityka opisuje, jak Umowly przetwarza dane osobowe zgodnie z RODO (Rozporządzenie UE 2016/679). Dotyczy właścicieli salonów, osób odwiedzających stronę oraz - w zakresie powierzenia - klientów końcowych salonów.

1. Administrator i role

Administratorem danych właścicieli salonów oraz odwiedzających stronę jest Szyma Consulting Mariusz Szyma, ul. Dąbrowska 57, 46-070 Wawelno, NIP 9910415381 (dalej „Umowly"). Kontakt w sprawie danych: [email protected].

W odniesieniu do danych klientów końcowych wprowadzanych przez salon (karta klienta, rezerwacje) administratorem jest salon, a Umowly występuje jako podmiot przetwarzający i przetwarza te dane wyłącznie w celu świadczenia usługi oraz zgodnie z poleceniami salonu.

2. Jakie dane przetwarzamy

• Konto salonu: imię i nazwisko, e-mail, telefon, nazwa i dane firmy, dane rozliczeniowe (obsługiwane przez operatora płatności).
• Klienci końcowi (w imieniu salonu): imię, telefon, e-mail, historia i szczegóły wizyt, notatki obsługi, zdjęcia (np. przed/po), udzielone zgody.
• Dane techniczne: logi, adres IP, identyfikatory sesji, podstawowe dane o urządzeniu - w celu zapewnienia działania i bezpieczeństwa.

3. Cele i podstawy prawne

• świadczenie usługi i wykonanie umowy - art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• obowiązki prawne (np. rozliczeniowe, podatkowe) - art. 6 ust. 1 lit. c,
• prawnie uzasadniony interes (bezpieczeństwo, rozwój usługi, dochodzenie roszczeń) - art. 6 ust. 1 lit. f,
• zgoda - art. 6 ust. 1 lit. a (np. marketing, wybrane powiadomienia, statystyki odwiedzin i nagrania sesji opisane w pkt 9).

4. Powiadomienia e-mail, SMS i komunikatory

W celu wysyłki potwierdzeń i przypomnień korzystamy z dostawcy poczty e-mail (Resend), dostawców SMS (SMSPLANET, a zapasowo Twilio), platformy Telegram (bot) oraz - jeśli salon korzysta z tych kanałów - usług Meta Platforms (WhatsApp, Messenger, Instagram). Dane kontaktowe klienta końcowego (numer telefonu, adres e-mail, identyfikator w komunikatorze) są przekazywane tym dostawcom wyłącznie w celu dostarczenia wiadomości zleconej przez salon.

4a. Import danych z materiałów salonu (OCR)

Jeśli salon skorzysta z funkcji importu klientów ze zdjęć (np. papierowy zeszyt, zrzut ekranu z poprzedniego systemu), przesłane obrazy - mogące zawierać dane osobowe klientów, w tym notatki o zabiegach - są jednorazowo przetwarzane przez model rozpoznawania tekstu Google (Gemini), bezpośrednio lub za pośrednictwem Vercel AI Gateway, wyłącznie w celu odczytania danych do karty klienta. Dane te nie są wykorzystywane do trenowania modeli. Import uruchamia wyłącznie salon; wynik trafia tylko do jego panelu.

5. Dane z Kalendarza Google (integracja)

Jeśli pracownik salonu połączy swoje konto Google, Umowly uzyskuje dostęp do jego Kalendarza Google w zakresie ograniczonym wyłącznie do obsługi rezerwacji:

• Wydarzenia kalendarza (zakres calendar.events) - tworzymy, aktualizujemy i usuwamy w kalendarzu pracownika jedynie wydarzenia odpowiadające wizytom zarezerwowanym w Umowly, aby pracownik widział swój grafik i aby uniknąć podwójnych rezerwacji.
• Dostępność „zajęty/wolny" (zakres calendar.freebusy) - odczytujemy wyłącznie przedziały zajętości, bez tytułów i szczegółów wydarzeń, aby wykluczyć z publicznych slotów godziny, w których pracownik jest zajęty.
• Adres e-mail konta Google (zakresy openid i email) - zapisujemy go, aby pokazać w ustawieniach, które konto jest połączone. Nie wysyłamy na ten adres żadnych wiadomości.

Przechowujemy jedynie przedziały czasu oznaczone jako „zajęte" (bez treści wydarzeń), adres e-mail połączonego konta oraz - w formie zaszyfrowanej - tokeny niezbędne do synchronizacji. Po odłączeniu konta w Umowly unieważniamy dostęp w Google i usuwamy tokeny, adres e-mail oraz zapisane przedziały zajętości. Danych otrzymanych z Google nie sprzedajemy, nie udostępniamy podmiotom trzecim, nie wykorzystujemy do reklamy ani do trenowania modeli sztucznej inteligencji. Pracownik może w dowolnym momencie odłączyć konto w ustawieniach Umowly lub w ustawieniach swojego konta Google.

Wykorzystanie i przekazywanie przez Umowly informacji otrzymanych z interfejsów Google API odbywa się zgodnie z Google API Services User Data Policy (zasadami dotyczącymi danych użytkownika Google), w tym z wymogami ograniczonego wykorzystania (Limited Use).

6. Odbiorcy i podprocesorzy

Korzystamy z zaufanych dostawców działających na nasze zlecenie:

• Railway - hosting aplikacji,
• MongoDB - baza danych,
• Amazon Web Services (AWS S3) - przechowywanie plików (np. zdjęć),
• Stripe - obsługa płatności,
• Resend - wysyłka wiadomości e-mail,
• SMSPLANET - wysyłka wiadomości SMS,
• Twilio - zapasowa wysyłka wiadomości SMS,
• Telegram - wysyłka wiadomości przez bota,
• Meta Platforms - kanały WhatsApp, Messenger i Instagram (jeśli włączone przez salon),
• Google - synchronizacja kalendarza (jeśli włączona przez pracownika),
• Google (Gemini) - rozpoznawanie tekstu przy imporcie klientów ze zdjęć (na zlecenie salonu),
• Vercel (AI Gateway) - opcjonalne pośrednictwo techniczne przy imporcie ze zdjęć,
• Sentry (Functional Software, Inc.) - monitoring błędów aplikacji (bez celowego zbierania danych osobowych; treści i media są maskowane); nagrania sesji wyłącznie za zgodą (pkt 9).
• Google (Google Analytics 4) - statystyki odwiedzin serwisu, wyłącznie za zgodą (pkt 9).
• Contentsquare SAS (Francja) - analiza korzystania z serwisu (mapy kliknięć, nagrania sesji z maskowaną treścią), wyłącznie za zgodą (pkt 9).

Pełna i aktualna lista podprocesorów dla danych Klientów końcowych znajduje się w Umowie powierzenia (DPA). Część dostawców może przetwarzać dane poza EOG (np. USA) na podstawie odpowiednich zabezpieczeń (standardowe klauzule umowne, Data Privacy Framework).

7. Okres przechowywania

Dane konta przechowujemy przez czas trwania umowy oraz okres wymagany przepisami (np. rozliczenia). Dane klientów końcowych przechowujemy zgodnie z poleceniami salonu; po zakończeniu współpracy są usuwane lub anonimizowane, z zastrzeżeniem obowiązków prawnych.

8. Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu oraz cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Żądania klientów końcowych realizuje salon (administrator); pomagamy mu w ich obsłudze. Masz też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

9. Pliki cookies i statystyki odwiedzin

Zapisujemy informacje w Twojej przeglądarce (pliki cookies i podobne technologie) na zasadach z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej. Pliki niezbędne działają bez zgody, bo bez nich serwis nie zadziała. Pliki analityczne włączamy wyłącznie po Twojej zgodzie wyrażonej w banerze, a do tego czasu przeglądarka nie łączy się z Google Analytics ani nie nagrywa sesji.

• Niezbędne: umowly_session (logowanie, 30 dni), umowly_consent (zapamiętanie Twojego wyboru z banera, 12 miesięcy), ref i ref_ui (kod polecenia z linku, 30 dni), stripe_mode (tryb płatności w panelu, 12 miesięcy), gcal_oauth_state (zabezpieczenie łączenia Kalendarza Google, 10 minut). W pamięci przeglądarki zapisujemy też ustawienia wyglądu panelu (np. zwinięte menu, filtr pracowników w kalendarzu) oraz datę ostatnio przeczytanego wpisu na stronie „Co nowego”.
• Analityczne (za zgodą): narzędzia do statystyk odwiedzin i nagrań sesji. Obecnie: Google Analytics 4 zapisuje _ga i _ga_* (do 2 lat) i liczy odwiedziny oraz korzystanie z serwisu; Contentsquare zapisuje _cs_id i _cs_c (13 miesięcy), _cs_s i _cs_s_ctx (30 minut) oraz pokrewne _cs_* i pokazuje, jak korzystasz z serwisu (kliknięcia, przewijanie, nagrania sesji); treść stron, liczby i obrazy są maskowane w przeglądarce przed wysłaniem, a wpisywany tekst nie jest zbierany, więc do Contentsquare nie trafiają dane z panelu salonu ani z rezerwacji; Umowly zapisuje seo_acq (strona wejścia i źródło kampanii, 30 dni), żeby wiedzieć, skąd trafiają do nas salony; Sentry nagrywa część sesji z ukrytą treścią i zablokowanymi obrazami, żeby szybciej naprawiać błędy (stan nagrania trzyma w pamięci sesji przeglądarki).

Do Google Analytics i Contentsquare wysyłamy adresy stron bez parametrów i z ukrytymi tokenami oraz identyfikatorami (np. linków do wizyt i resetu hasła). Sygnały reklamowe są trwale wyłączone, nie prowadzimy remarketingu i nie przekazujemy Google ani Contentsquare danych z konta. Dane w narzędziach analitycznych przechowujemy nie dłużej niż 14 miesięcy. Google, Contentsquare i Sentry mogą przetwarzać dane poza EOG (np. w USA) na podstawie Data Privacy Framework i standardowych klauzul umownych.

Prowadzimy też anonimowy licznik odwiedzin, który zlicza wyłącznie liczbę wejść na strony i kliknięć w rejestrację, z podziałem na stronę i źródło kampanii (parametry UTM). Licznik nie używa plików cookies, nie zapisuje niczego na Twoim urządzeniu i nie zapisuje adresu IP ani innych danych pozwalających zidentyfikować osobę, dlatego działa bez zgody z banera. Dzienne sumy przechowujemy przez 12 miesięcy.

Na stronach rezerwacji salonów (np. umowly.com/nazwa-salonu) i w linkach z wiadomości salonu statystyki odwiedzin i analizę sesji prowadzi Umowly we własnym celu i jako administrator tych danych, tylko za zgodą osoby odwiedzającej. Nie dotyczy to danych z rezerwacji, które Umowly przetwarza w imieniu salonu: te nie trafiają do narzędzi analitycznych.

Jeśli dodamy nowe narzędzie analityczne, zapytamy o zgodę ponownie. Zgoda obowiązuje na urządzeniu, na którym ją wyrażono. Decyzję podjętą w panelu albo przy zakładaniu konta (osobne, nieobowiązkowe pole) zapisujemy też na koncie: inne urządzenia przejmą ją przy wejściu do panelu, a wycofanie zgody na koncie wyłącza analitykę także na nich. Decyzja z konta obowiązuje 12 miesięcy. Każdą decyzję (zgodę i odmowę) zapisujemy w rejestrze zgód bez adresu IP przez 3 lata, żeby móc wykazać jej treść i datę. Zgodę wycofasz w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania: link „Ustawienia cookies” jest na dole każdej strony, a w panelu w Ustawieniach konta. Po wycofaniu usuwamy pliki analityczne z przeglądarki.

Ustawienia cookies

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, m.in. szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu i prywatne przechowywanie plików. Żadna metoda transmisji nie jest jednak w 100% bezpieczna.

11. Zmiany polityki

Polityka może być aktualizowana. O istotnych zmianach poinformujemy przez Platformę lub e-mailem. Data ostatniej aktualizacji znajduje się na górze strony.

Masz pytania? Napisz na [email protected].