Sonia Szyma Lashes: jak wyglądało przejście z Booksy do Umowly

Największa obawa? Przeniesienie całej bazy

Sama decyzja o zmianie systemu nie była największym problemem. Sonia najbardziej obawiała się tego, co stanie się z bazą klientek, historią wizyt i całym grafikiem. Przy kilku latach prowadzenia salonu ręczne przepisywanie wszystkiego do nowego systemu nie wchodziło w grę.

„Myślałam, że przeniesienie wszystkiego będzie dużo bardziej skomplikowane. Bałam się, że będę musiała siedzieć nad Excelem i przepisywać klientkę po klientce” - mówi Sonia.

Okazało się, że nie było takiej potrzeby. Sonia poprosiła Booksy o eksport swoich danych, a po otrzymaniu pliku wgrała go do Umowly. System przygotował dane do importu, dzięki czemu mogła wcześniej sprawdzić, co zostanie przeniesione, a dopiero później zatwierdzić całość.

Wraz z bazą klientek przeniosły się między innymi dane kontaktowe, historia wizyt, przyszłe wizyty oraz usługi wraz z ich cenami i czasem trwania. Dzięki temu Sonia nie musiała zaczynać pracy z nowym systemem od pustego kalendarza.

Nie trzeba zaczynać od zera

To był dla niej jeden z ważniejszych elementów całej zmiany. Przejście do nowego systemu nie oznaczało utraty dotychczasowej pracy ani budowania bazy od początku.

Sonia miała już swoją bazę klientek, więc nie chciała jej stracić tylko dlatego, że zmienia narzędzie do rezerwacji. Miała też w swoim cenniku osiem usług, więc ich ustawienie również nie zajęło dużo czasu. W historii zostały informacje o wcześniejszych wizytach, nawet jeśli część nazw usług nie była już używana. Dzięki temu przy starszych wizytach nadal można było sprawdzić, co dokładnie zostało wykonane.

Ważne było również to, żeby sama migracja nie powodowała zamieszania u klientek. Przeniesienie historii wizyt nie oznaczało wysyłania im przypadkowych wiadomości czy przypomnień o wizytach, które już dawno się odbyły. Powiadomienia dotyczą tylko aktualnych, przyszłych rezerwacji.

Własny link zamiast kolejnego marketplace’u

Po przeniesieniu danych Sonia mogła skonfigurować swój grafik i udostępnić klientkom własny link do rezerwacji. Trafił on między innymi do bio na Instagramie, czyli dokładnie tam, gdzie większość jej klientek i tak zaczyna kontakt z salonem.

I tutaj pojawiła się najważniejsza różnica. Zamiast kierować osobę, która już zna salon i chce się po prostu umówić, do dużej platformy z wieloma innymi usługodawcami, Sonia może skierować ją bezpośrednio do własnego kalendarza.

Dla niej ma to szczególne znaczenie przy stałych klientkach. Jeśli ktoś wraca na kolejną wizytę albo trafia do salonu z polecenia, nie ma powodu, żeby szukać go ponownie na marketplace’ie. Wystarczy jeden link.

Ile trwała cała zmiana?

Najwięcej czasu zajęło samo oczekiwanie na eksport danych z Booksy. Kiedy Sonia miała już plik, reszta procesu była znacznie prostsza. Wgrała dane do Umowly, sprawdziła ich podgląd, zatwierdziła import i ustawiła swój grafik.

Od momentu otrzymania danych do rozpoczęcia pracy w nowym systemie minęło kilka dni.

To ważne, bo przy zmianie systemu często największą barierą nie jest sama konfiguracja, tylko przekonanie, że cała operacja będzie wymagała tygodni pracy. W tym przypadku nie było potrzeby ręcznego przepisywania całej bazy ani budowania wszystkiego od początku.

Czy warto przejść na własny system rezerwacji?

Historia Sonii nie oznacza, że każdy salon powinien od razu rezygnować z Booksy. Jej sytuacja była dość konkretna: miała już własną bazę klientek, rozwijała Instagram i coraz więcej osób trafiało do niej poza marketplace’em. Jednocześnie miesięczny koszt Booksy przestał mieć dla niej sens, skoro klientki w dużej mierze przychodziły z jej własnych kanałów.

W takiej sytuacji warto policzyć, za co faktycznie płaci się w używanym systemie. Jeśli większość klientek już zna salon, a system służy przede wszystkim jako kalendarz i narzędzie do rezerwacji, własny link może być wystarczającym rozwiązaniem.

Dla Sonii to przesądziło sprawę. Nie potrzebowała zaczynać wszystkiego od nowa. Potrzebowała po prostu przenieść swoją dotychczasową pracę do systemu, który pozwala jej prowadzić rezerwacje bezpośrednio i bez kosztu, który przestał być dla niej opłacalny.

Jak sama podsumowuje: „Gdybym wiedziała wcześniej, że przeniesienie wszystkiego będzie tak proste, zrobiłabym to dużo wcześniej”.

Jeśli prowadzisz salon i masz już własną bazę klientek, pierwszym krokiem nie musi być nawet zmiana systemu. Warto zacząć od prostego pytania: ile klientek rzeczywiście znajdujesz dzięki marketplace’owi, a ile przychodzi do Ciebie z własnych kanałów? I czy koszt systemu nadal ma sens, jeśli większość Twoich klientek już Cię zna? Odpowiedź może sporo zmienić w tym, jak patrzysz na swój system rezerwacji.