Karta klientki w salonie: jakie dane wolno zbierać i wzór
Karta klientki rozwiązuje konkretny problem: po trzech miesiącach nikt nie pamięta, jaki był numer koloru, jak długo schodziła baza i czy klientka reagowała na coś uczuleniem. Problem w tym, że połowa danych, które chcesz w niej zapisać, to dane o zdrowiu, a te mają w RODO osobny reżim. Poniżej wzór karty i wyjaśnienie, jak zebrać te dane legalnie.
Karta klientki powinna zawierać tylko to, czego naprawdę używasz: dane kontaktowe, historię usług, notatki zabiegowe i zalecenia. Informacje o zdrowiu, czyli choroby, leki, alergie i ciąża, są szczególną kategorią danych i wolno je zapisywać wyłącznie na podstawie wyraźnej, osobnej zgody klientki, a nie przy okazji zgody na rezerwację.
- Zbieraj tylko to, czego używasz. PESEL, adres zamieszkania i data urodzenia w karcie salonu beauty prawie nigdy nie mają uzasadnienia.
- Przeciwwskazania to dane o zdrowiu. Potrzebują wyraźnej zgody, oddzielnej od zgody na kontakt i na marketing.
- Zdjęcia przed i po to osobna zgoda, a zgoda na dokumentację zabiegu to nie to samo co zgoda na publikację na Instagramie.
- Karta w zeszycie na ladzie to problem, nie tradycja. Dane o zdrowiu wymagają zabezpieczenia adekwatnego do ryzyka.
Do czego naprawdę służy karta klientki
Do trzech rzeczy, w tej kolejności. Po pierwsze, do powtarzalności: klientka wraca po sześciu tygodniach i oczekuje tego samego odcienia, nie zbliżonego. Po drugie, do bezpieczeństwa: informacja o reakcji uczuleniowej sprzed roku jest bezużyteczna, jeśli została w czyjejś głowie. Po trzecie, do rozmowy o pieniądzach: historia wizyt pokazuje, kto przychodzi regularnie, a kto odwołuje w ostatniej chwili trzeci raz z rzędu.
Wszystkie trzy działają tylko wtedy, gdy karta jest uzupełniana zaraz po wizycie. Karta wypełniana raz na kwartał z pamięci jest gorsza niż jej brak, bo daje złudzenie wiedzy.
Jakie dane wolno zapisać, a jakich lepiej nie
RODO nie zawiera listy pól dozwolonych w karcie klientki. Zawiera za to zasadę minimalizacji: dane mają być adekwatne i ograniczone do tego, co niezbędne do celu. Praktyczny test jest prosty: jeśli nie potrafisz w jednym zdaniu powiedzieć, do czego użyjesz danego pola, nie zbieraj go.
| Pole | Zbierać | Dlaczego |
|---|---|---|
| Imię i nazwisko | Tak | Identyfikacja klientki i kontakt w sprawie wizyty |
| Telefon | Tak | Potwierdzenia i przypomnienia o terminie |
| Tak | Potwierdzenia bezkosztowe, dokumenty, faktura | |
| Historia usług i cen | Tak | Powtarzalność efektu i rozliczenia |
| Notatki zabiegowe, receptura | Tak | Podstawowy powód, dla którego karta istnieje |
| Zalecenia pozabiegowe | Tak | Dowód, że klientka je otrzymała, przydatny przy reklamacji |
| Alergie, choroby, leki, ciąża | Za wyraźną zgodą | To dane o zdrowiu, szczególna kategoria w RODO |
| Zdjęcia przed i po | Za osobną zgodą | Wizerunek, a przy zmianach skóry także dane o zdrowiu |
| Data urodzenia | Raczej nie | Chyba że realnie wysyłasz życzenia i klientka o tym wie |
| PESEL | Nie | Brak celu w salonie beauty, a ryzyko wycieku bardzo wysokie |
| Adres zamieszkania | Nie | Potrzebny do faktury, nie do karty zabiegowej |
Wzór karty klientki do skopiowania
Poniżej układ, który działa niezależnie od tego, czy prowadzisz kartę w systemie, czy na papierze. Sekcje 1 i 2 wypełniasz raz, sekcję 3 przy każdej wizycie.
- Sekcja 1: dane kontaktowe. Imię i nazwisko. Telefon. E-mail. Preferowany kanał kontaktu. Skąd klientka trafiła do salonu (opcjonalnie, ale przydatne przy ocenie, co działa).
- Sekcja 2: wywiad zdrowotny. Uzupełniana wyłącznie po odebraniu wyraźnej zgody. Alergie i nietolerancje. Przyjmowane leki mające wpływ na zabieg. Choroby skóry, paznokci lub włosów. Ciąża i karmienie. Zabiegi wykonane w ostatnich tygodniach. Data ostatniej aktualizacji wywiadu, bo stan zdrowia się zmienia i wywiad sprzed dwóch lat nie jest już wiarygodny.
- Sekcja 3: wpis z wizyty. Data i godzina. Wykonana usługa. Osoba wykonująca. Użyte preparaty wraz z numerami odcieni lub seriami. Czas trwania. Uwagi z przebiegu zabiegu. Zalecenia przekazane klientce. Cena i forma płatności. Planowany termin kolejnej wizyty.
- Sekcja 4: zgody. Zgoda na przetwarzanie danych o zdrowiu, z datą. Zgoda na wykonanie zdjęć dokumentacyjnych, z datą. Zgoda na publikację zdjęć, osobno, z datą. Zgoda na kontakt marketingowy, osobno, z datą. Przy każdej zgodzie miejsce na adnotację o jej wycofaniu.
- Sekcja 5: adnotacje serwisowe. Reklamacje i sposób ich rozpatrzenia. Nieodwołane wizyty. Uwagi, które mają znaczenie przy kolejnym terminie, na przykład że klientka prosi o wcześniejsze przypomnienie.
Papier czy system: co się zmienia
Prawo nie narzuca formy karty. Narzuca za to obowiązek zabezpieczenia danych w sposób adekwatny do ryzyka, a przy danych o zdrowiu ryzyko jest z definicji wysokie. To rozstrzyga spór o zeszyt szybciej niż argument o wygodzie.
| Aspekt | Zeszyt lub segregator | Karta w systemie |
|---|---|---|
| Dostęp osób trzecich | Każdy, kto sięgnie za ladę | Ograniczony rolą i hasłem |
| Kopia zapasowa | Brak, zalanie kończy temat | Po stronie dostawcy |
| Wycofanie zgody | Trzeba znaleźć kartkę | Adnotacja przy kliencie |
| Realizacja żądania o dostęp do danych | Ręczne przepisywanie | Eksport |
| Historia zmian | Brak | Widać, kto i kiedy zmienił wpis |
Jeśli zostajesz przy papierze, minimum to zamykana szafka i zasada, że karty nie leżą na ladzie w czasie pracy. Jeśli przechodzisz na system, karta powinna wypełniać się sama z rezerwacji, bo karta wymagająca podwójnego wpisywania nie będzie uzupełniana. W Umowly karta klientki tworzy się przy pierwszej rezerwacji, a historia wizyt dopisuje się sama. Opisuje to artykuł o karcie klientki, a notatki zabiegowe i receptury osobny artykuł.
Jak długo trzymać kartę
Dla salonu beauty nie ma przepisu, który wskazywałby konkretną liczbę lat, tak jak jest w dokumentacji medycznej. Obowiązuje za to zasada ograniczenia przechowywania: dane trzymasz nie dłużej, niż jest to niezbędne do celów, dla których je zebrałaś. Wniosek praktyczny: sama musisz ustalić okres i umieć go uzasadnić.
- Powiąż okres z aktywnością. Rozsądny punkt wyjścia to usunięcie karty po kilku latach od ostatniej wizyty, a nie od jej założenia.
- Notatki zabiegowe mogą zostać dłużej niż dane marketingowe. Uzasadnieniem jest możliwość obrony przed roszczeniem, a ogólny termin przedawnienia roszczeń konsumentki wynosi 6 lat.
- Zgody marketingowe wygasają razem z zainteresowaniem. Osoba, która nie była w salonie od pięciu lat, raczej nie oczekuje SMS-a o promocji.
- Zdjęcia traktuj osobno i krócej. To najbardziej wrażliwa część karty i najczęściej zbędna po zakończeniu serii zabiegów.
- Zapisz ustalony okres w polityce prywatności. Okres, którego nigdzie nie ogłosiłaś, nie jest polityką retencji, tylko przyzwyczajeniem.
Częste pytania
Co powinna zawierać karta klienta w salonie kosmetycznym?
Czy mogę pytać klientkę o choroby i ciążę?
Czy karta klientki może być w zeszycie?
Jak długo przechowywać kartę klientki?
Czy zgoda na zdjęcie przed i po wystarczy, żeby wrzucić je na Instagram?
Źródła
- Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), art. 4 pkt 15: dane dotyczące zdrowia to dane o zdrowiu fizycznym lub psychicznym osoby, ujawniające informacje o stanie jej zdrowia. Stan na sierpień 2026.
- RODO, art. 9 ust. 1 i ust. 2 lit. a: zakaz przetwarzania szczególnych kategorii danych, w tym danych o zdrowiu, oraz wyjątek w postaci wyraźnej zgody osoby, której dane dotyczą. Stan na sierpień 2026.
- RODO, art. 5 ust. 1 lit. c (minimalizacja danych) oraz lit. e (ograniczenie przechowywania). Stan na sierpień 2026.
- RODO, art. 32: obowiązek wdrożenia środków bezpieczeństwa odpowiadających ryzyku naruszenia praw i wolności osób, których dane dotyczą. Stan na sierpień 2026.
- Kodeks cywilny, art. 118: jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej trzy lata; koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin jest krótszy niż dwa lata. Roszczenie klientki wobec salonu nie jest roszczeniem związanym z prowadzeniem przez nią działalności, więc obowiązuje termin sześcioletni. Sprawdzone: sierpień 2026.
- Funkcje Umowly opisane w tekście (automatyczna karta klientki, notatki zabiegowe, retencja zdjęć, eksport bazy do CSV) według centrum pomocy umowly.com, stan: sierpień 2026.
Buduję Umowly, system rezerwacji dla salonów beauty. Rozmawiam z właścicielkami przy każdej migracji z Booksy i liczę z nimi, ile naprawdę kosztuje prowadzenie kalendarza.
x.com/donmarioStały abonament od 29 zł netto, zero prowizji od wizyt. Pierwsze 3 miesiące bez karty.