Przypomnienie o wizycie najlepiej wysłać dobę przed terminem, a przy długich zabiegach dodatkowo dwie godziny wcześniej. W Umowly oba wychodzą automatycznie SMS-em, e-mailem albo przez Telegram, z linkiem, którym klientka potwierdza, przekłada albo odwołuje wizytę. Jeden SMS kosztuje 17 groszy za segment.
Jak działają przypomnienia w Umowly
Ustawiasz je raz, w Ustawieniach salonu. Od tej chwili każda wizyta w kalendarzu, także wpisana ręcznie, dostaje swoje wiadomości bez Twojego udziału.
- Potwierdzenie od razu po rezerwacji. Klientka dostaje wiadomość z datą, godziną, usługą i linkiem do zarządzania wizytą.
- Przypomnienie dobę przed wizytą. Włączone od pierwszego dnia. To ono robi największą różnicę, bo zostawia klientce czas na przełożenie terminu, a Tobie na wpisanie kogoś innego.
- Przypomnienie dwie godziny przed. Opcjonalne. Przydaje się przy klientkach, które umawiają się z dnia na dzień albo zapominają mimo wiadomości z poprzedniego dnia.
- Pytanie tydzień wcześniej. Opcjonalne i domyślnie wyłączone. Przy wizytach umówionych z dużym wyprzedzeniem pyta, czy termin jest nadal aktualny. To osobny SMS, więc włączasz je świadomie.
- Odpowiedź jednym kliknięciem. Z linku w wiadomości klientka potwierdza, przekłada albo odwołuje wizytę, bez logowania i bez dzwonienia do Ciebie.
Szczegóły ustawień opisuje artykuł przypomnienia 24 h i 2 h przed wizytą.
Wzory treści przypomnienia SMS
Dobra treść mieści się w jednym SMS-ie i odpowiada na trzy pytania: kiedy, co i co zrobić, jeśli termin nie pasuje. Te wzory możesz wkleić do dowolnego narzędzia, a w Umowly edytujesz je w ustawieniach treści SMS.
- Po rezerwacji: Studio Ola: manicure hybrydowy, pt 14.11 o 15:00. Zmiana terminu: [link]
- Dobę przed: Jutro o 15:00 manicure w Studio Ola. Potwierdz lub zmien: [link]
- Dwie godziny przed: Czekamy na Ciebie dzis o 15:00, Studio Ola, ul. Lipowa 3.
- Tydzień przed: Studio Ola: wizyta pt 14.11 o 15:00 aktualna? Odpowiedz w linku: [link]
Wzory są pisane bez polskich znaków nie bez powodu. Jedna litera z ogonkiem skraca segment SMS ze 160 do 70 znaków, a każdy kolejny segment to kolejna opłata. Jak to liczyć, wyjaśnia artykuł o segmentach i kosztach SMS.
SMS, e-mail czy Telegram
Kanał wybierasz osobno dla każdego rodzaju wiadomości. Najczęstsze ustawienie to potwierdzenie e-mailem i przypomnienie SMS-em, bo SMS czyta się od razu, a e-mail nic nie kosztuje.
| Kanał | Koszt | Kiedy wybrać |
|---|---|---|
| SMS | 17 gr za segment, z pakietu planu lub portfela | Gdy chcesz mieć pewność, że klientka przeczyta wiadomość tego samego dnia |
| Bez limitu w każdym planie | Potwierdzenia i szczegóły wizyty, które klientka może chcieć zachować | |
| Telegram | Bez opłaty za wiadomość | Klientki, które same z niego korzystają |
Klientka bez adresu e-mail dostaje potwierdzenie i link do wizyty SMS-em. Wiadomości nie przechodzą same na droższy kanał, jeśli go nie wybrałaś.
Ile kosztują przypomnienia
Każdy plan ma pakiet SMS-ów w cenie. Gdy się skończy, kolejne wiadomości schodzą z portfela SMS po 17 groszy za segment. E-maile są bez limitu.
- SOLO (29 zł netto miesięcznie): 50 SMS-ów w cenie
- TEAM (59 zł netto miesięcznie): 150 SMS-ów w cenie
- STUDIO (89 zł netto miesięcznie): 300 SMS-ów w cenie
- SALON (149 zł netto miesięcznie): 500 SMS-ów w cenie
Przykład: 80 wizyt w miesiącu z jednym przypomnieniem SMS dobę przed to 80 segmentów, czyli 13,60 zł, jeśli pakiet planu już się wyczerpał. Pełne warunki są w cenniku.
Pięć zasad dobrego przypomnienia
- Wysyłaj dobę wcześniej, nie rano w dniu wizyty. Klientka, która nie może przyjść, ma czas odwołać, a Ty masz czas wpisać kogoś innego.
- Podawaj godzinę i usługę, nie tylko datę. „Jutro o 15:00 manicure" mówi więcej niż „przypominamy o wizycie".
- Daj prosty sposób na zmianę terminu. Link działa lepiej niż „w razie zmian prosimy o kontakt", bo nie wymaga rozmowy.
- Podpisz się nazwą salonu. Klientka, która chodzi w kilka miejsc, musi wiedzieć, od kogo jest wiadomość.
- Nie wysyłaj przypomnień w nocy. Wiadomość o 23:00 irytuje bardziej, niż pomaga.
Ile kosztuje salon jedna nieodwołana wizyta, policzyliśmy w artykule ile kosztuje no-show.
Czego Umowly nie robi
Lepiej wiedzieć to teraz. Jeśli któryś z tych punktów jest dla Ciebie warunkiem koniecznym, potrzebujesz innego narzędzia.
Nie wysyłamy przez WhatsApp ani Messengera
Kanały do klientki to SMS, e-mail i Telegram. Jeśli klientki odpisują Ci wyłącznie na WhatsAppie, przypomnienia przyjdą innym kanałem.
Nie pobieramy zadatku za termin
Przypomnienie zmniejsza liczbę zapomnianych wizyt, ale nie zastąpi przedpłaty. Umowly nie przyjmuje płatności od klientki.
Nie sprzedajemy samej bramki SMS
Przypomnienia działają dla wizyt z kalendarza Umowly. Jeśli chcesz tylko wysyłać SMS-y z innego systemu, potrzebujesz dostawcy bramki SMS.
Częste pytania
Kiedy najlepiej wysłać przypomnienie o wizycie?
Czy przypomnienia wychodzą też dla wizyt wpisanych ręcznie?
Czy mogę zmienić treść przypomnienia SMS?
Ile kosztuje jeden SMS z przypomnieniem?
Co, jeśli klientka nie odpowie na przypomnienie?
Ustaw przypomnienia w 5 minut
Pierwsze 3 miesiące bez opłat i bez karty, ze 150 SMS-ami na start.