Zadatek a zaliczka w salonie: co możesz zatrzymać, a co musisz oddać

Zadatek i zaliczka: różnica w czterech sytuacjach

Obie wpłaty klientka robi z góry i obie, gdy wizyta się odbędzie, odliczasz od ceny. Różnią się tym, co dzieje się z pieniędzmi, gdy wizyty nie ma. Zadatek ma w Kodeksie cywilnym własny przepis, art. 394. Zaliczka osobnego przepisu nie ma: to po prostu część ceny zapłacona wcześniej.

Jeśli w dniu wizyty w salonie nie ma prądu i nie możesz pracować, to nie jest wina żadnej ze stron, więc zadatek wraca do klientki w tej samej kwocie. Tak samo, gdy umówicie się na odwołanie terminu: to rozwiązanie umowy i zadatek też wraca.

Kiedy salon może zatrzymać zadatek

Art. 394 § 1 KC mówi, że w razie niewykonania umowy przez jedną stronę druga może od umowy odstąpić bez wyznaczania terminu dodatkowego i otrzymany zadatek zachować. Dla salonu to znaczy: klientka nie przyszła, nie odwołała w terminie z regulaminu, więc nie musisz jej wzywać ani dawać drugiej szansy, żeby zadatek został u Ciebie.

Muszą się przy tym zgadzać trzy rzeczy:

1. Wpłata została dana przy zawarciu umowy, czyli przy rezerwacji, a nie tydzień później „na wszelki wypadek”.
2. Klientka przed wpłatą wiedziała, że to zadatek i co się z nim stanie. Najprościej: słowo „zadatek” w regulaminie, w wiadomości z numerem konta i w potwierdzeniu wizyty.
3. Wizyta nie odbyła się z przyczyny po stronie klientki.

Przepis nie podaje wysokości zadatku. Ustalasz ją sama, ale kwota bliska całej cenie usługi zaczyna wyglądać jak kara za odwołanie, a przy umowach z konsumentką to śliski grunt. Czy nagła choroba klientki to jej wina, czy okoliczność, za którą nikt nie odpowiada, przepis nie rozstrzyga. W takiej sytuacji możesz po prostu zaproponować przeniesienie zadatku na nowy termin.

Zaliczka wraca, nawet gdy klientka nie przyszła

Zaliczka to przedpłata na poczet ceny. Gdy usługa nie zostaje wykonana, nie ma za co jej zatrzymać. Zapis w stylu „zaliczka nie podlega zwrotowi” nie zamieni jej w zadatek. Kodeks cywilny wymienia wśród postanowień, które w razie wątpliwości uważa się za niedozwolone, te, które wyłączają obowiązek zwrotu konsumentowi zapłaty za świadczenie niespełnione (art. 385³ pkt 12).

Na tej samej liście jest zapis nakładający wyłącznie na konsumenta obowiązek zapłaty ustalonej sumy na wypadek rezygnacji (pkt 16). To dlatego „opłata 100 zł za nieodwołaną wizytę” jest bardziej ryzykowna niż zadatek, który działa w obie strony. Szerzej o tym piszemy we wzorze regulaminu salonu.

Rezerwacja przez internet: 14 dni na odstąpienie

Klientka, która rezerwuje przez link albo formularz online, zawiera umowę na odległość. Ustawa o prawach konsumenta daje jej wtedy 14 dni od zawarcia umowy na odstąpienie bez podawania przyczyny (art. 27). Po odstąpieniu oddajesz wszystkie płatności, także zadatek, najpóźniej w 14 dni od otrzymania jej oświadczenia (art. 32). Usługi kosmetyczne i fryzjerskie nie są na liście wyjątków z art. 38.

Gdy termin wizyty wypada w ciągu 14 dni od rezerwacji, potrzebujesz od klientki oświadczenia, że żąda wykonania usługi przed upływem terminu na odstąpienie i wie, że po pełnym wykonaniu usługi to prawo traci (art. 21 ust. 2 i art. 38 ust. 1 pkt 1). Kreator rezerwacji w Umowly prosi o to oświadczenie przy takich terminach i zapisuje jego treść w karcie klientki. Więcej o kolejności wdrożenia piszemy w tekście regulamin a rezerwacje online.

Jak zapisać zadatek w regulaminie i w wiadomości do klientki

Zapis w regulaminie, który możesz dostosować (kwotę i rodzaj usług uzupełnij sama, a przed użyciem pokaż go prawnikowi, bo to najbardziej sporny punkt każdego regulaminu):

„Przy rezerwacji usług [nazwy usług] salon pobiera zadatek w wysokości [kwota] zł w rozumieniu art. 394 Kodeksu cywilnego. Zadatek zalicza się na poczet ceny usługi. Jeżeli wizyta nie dojdzie do skutku z przyczyn leżących po stronie Klientki, w szczególności gdy Klientka nie odwoła wizyty najpóźniej [liczba] godzin przed jej terminem, salon może zatrzymać zadatek. Jeżeli wizyta nie dojdzie do skutku z przyczyn leżących po stronie salonu, Klientka może żądać zapłaty kwoty dwukrotnie wyższej. Zapis nie ogranicza prawa odstąpienia od umowy zawartej na odległość: w razie odstąpienia w ustawowym terminie salon zwraca zadatek w całości.”

I wiadomość z numerem konta, którą wysyłasz po rezerwacji, w jednym tonie z regulaminem:

„Dzień dobry, rezerwuję dla Pani [usługa] [data, godzina]. Termin potwierdzam po wpłacie zadatku [kwota] zł na konto [numer] w ciągu [liczba] godzin. Zadatek odliczę od ceny. Wizytę można odwołać bez utraty zadatku do [liczba] godzin przed terminem. Zasady są w regulaminie: [link].”

Jedna rzecz poza prawem cywilnym: zadatek i zaliczka to zapłata otrzymana przed wykonaniem usługi, a ustawa o VAT wiąże obowiązek podatkowy z chwilą jej otrzymania (art. 19a ust. 8). Jak rozliczasz takie wpłaty na kasie i w księgach, ustal z księgową, zanim przyjmiesz pierwszą.